Securitas AG

Für die Verwaltung von 1000en Anrufen setzt die Securitas AG Schweizerische Bewachungsgesellschaft auf die VoiceRecording Lösung von cyminds basierend auf NextCloud.


Die Hintergründe

Die Securitas AG Schweizerische Bewachungsgesellschaft betreibt eine Rufnummernzentrale in welcher alle Anrufe der Schweiz zusammengeführt werden. Die IP-Telefonanlage stammt von Nexphone und darin werden alle Notrufnummern abgebildet (Liftanlagen, Parkhäuser, Krankenhäuser etc). Über die IP-Telefonanlage werden die Gespräche über diese Rufnummern aufgezeichnet, um diese entsprechend der internen Compliance Richtlinie für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und später - bei Bedarf - Behörden, Staatsanwälten oder Kunden zur Verfügung stellen zu können.

Die besonders strengen internen Compliance Vorgaben, sowie der Workflow zur Freigabe von Dateien, müssen ebenso berücksichtigt werden, wie ein dokumentierter, sicherer Importprozess zur strukturierten Ablage der Daten. Anrufe sollen von definierten Mitarbeitern einfach und schnell, auch ohne Details zu den jeweiligen Anrufen, gefunden und enstprechend dokumentiert werden.

 

Die Aufgabenstellung

Während eines Tages werden große Mengen an Daten in Form von Audiofiles erzeugt, auf welche definierte Mitarbeiter zugreifen können. Diese Audiofiles sollen nach den internen Vorgaben struktuiert abgelegt und den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Nachdem Anfragen zu bestimmten Gesprächsaufzeichnungen von den Behörden, Gerichten oder Kunden nicht immer präzise formuliert sind, ist eine einfache und effiziente Suche notwendig. Treffer sollen bereits im Webbrowser akkustisch verifiziert und kommentiert werden. Über einen sicheren, definierten Workflow soll die Datei, vom Finden bis zur Freigabe, an die berechtigte Person oder Behörde gelangen. Einen Download innerhalb des Unternehmens soll es nicht geben.

Die Übernahme der Audiofiles von der Telefonanlage muss nicht nur sicher und effizient erfolgen, sondern auch fehlertolerant und nachvollziehbar sein - es darf zu keinem Zeitpunkt ein Audiofile verloren gehen.

Aufgrund der großen Datenmenge (pro Monat werden ca 1,8 TB für mehrere Millionen Audiofiles verarbeitet) müssen diese auch in Echtzeit zur Verfügung stehen. Die Suche nach bestimmten Anrufen muss ein Ergebnis in weniger als 1 Sekunde liefern und auch für den unbedarften Benutzer einfach und leicht sein. Jeder Vorgang muss dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn Daten Externen zur Verfügung gestellt und diese heruntergeladen werden. Die Einhaltung von Compliancebestimmungen und die Nachweisbarkeit sind dabei ein zentraler Punkt der Anforderungen.

Automatisches taggen and retention der Files ist ein Teil des Anforderungsprofiles. Trotzdem soll die Lösung offen und flexibel bleiben. Damit soll gewährleistet werden, dass spätere Erweiterungen nach Kundenwunsch (wie zB Anbindung an ein Adressbuch etc.) einfach und schnell zu realisieren sind. Die Kosten für den laufenden Betrieb und spätere Anpassungen müssen kalkulierbar und im Rahmen bleiben.

 

Die Lösung

Mit der eigenen Voicerecording Lösung von cyminds basierend auf NextCloud als zentrale Basis, ist die Software sehr gut für den zentralen Betrieb mit derart großen Datenmengen geeignet. Die Dateien werden an einem zentralen Ort im Datenzentrum der cyminds gmbh in Zürich gespeichert und stehen nach dem Import strukturiert den Mitarbeitern der Securitas AG Schweizerische Bewachungsgesellschaft zur Verfügung.

Der cyminds IoT Importer ist in der Lage, sämtliche Arten von Daten von externen Infrastrukturen (zB Telefonanlagen, Maschinen, etc) zu übernehmen oder abzuholen, zu verarbeiten und strukturiert (hier NextCloud) abzulegen. Die Lösung ist fehlertolerant und stellt die notwendige Dokumentation über alle Schritte zu jedem Audiofile zur Verfügung.

VoiceSearch stellt ein Interface zur Verfügung, über welches Benutzer strukturiert Audiofiles schnell und einfach suchen können. Indexierung und Suche erfolgen in Echtzeit über Elasticsearch - somit können fast 200 unterschiedliche Formate auch inhaltlich indexiert werden. Die Ergebnisse, auch bei einem größeren Suchumfang, brauchen im Schnitt 45ms und werden dem Benutzer sofort im Interface angezeigt. 

Die firmeneigenen Server der cyminds gmbh im Datacenter in Zürich bilden den zentralen Ort, an dem alle Daten und Dateien zusammenfliessen und gespeichert werden. Dadurch werden die internen Ressourcen nicht zusätzlich belastet und die Funktionalitäten können nicht nur zentral, sondern auch von den einzelnen Gesellschaften oder Mitarbeitern im Außendienst bedient werden.

Das Logging stellt die notwendige Transparenz aus Compliance Sicht zur Verfügung.

 

Eingesetzten Produkte: VoiceRecording Lösung basierend auf NextCloud on-premises dedicated Server, VoiceSearch von cyminds basierend auf Elasticsearch, cyminds Fastshare, cyminds IoT Manager

cyminds gmbh

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